दिन के आख़िर में कैश का हिसाब: रिपेयर शॉप के लिए गल्ला मिलाने का तरीका

यह पेज अनुवाद है। किसी अंतर की स्थिति में अंग्रेज़ी वर्शन (https://repairamigo.com/more/end-of-day-cash-count/) मान्य होगा।

गल्ला बंद करना दिन का आख़िरी काम है, और सबसे जल्दी में निपटाया जाने वाला भी। एक साफ़ रूटीन में कुछ ही मिनट लगते हैं, ग़लतियाँ तब पकड़ में आती हैं जब सबको दिन याद होता है, और पक्का होता है कि जो पैसा कमाया, वही बैंक में जमा हुआ।

वीडियो: दिन के आख़िर में कैश गिनना और तिजोरी

बंद करने का रूटीन क्यों ज़रूरी है

रिपेयर शॉप में पैसा ज़्यादातर छोटी दुकानों से ज़्यादा तरीकों से आता-जाता है: part मँगाने पर एडवांस, डिलीवरी पर बाकी पेमेंट, एक्सेसरी की छोटी-मोटी बिक्री, वापस आए रिपेयर पर रिफ़ंड, और कभी-कभी part लाने वाले लड़के को नकद। हर चीज़ गल्ले या आपके रिकॉर्ड को अलग तरह से छूती है। अगर हर आदमी अपने तरीके से गल्ला बंद करे, तो छोटी-छोटी गड़बड़ियाँ जमा होती जाती हैं और हफ़्ते भर बाद कोई समझा नहीं पाता।

गल्ला मिलाने का मकसद सीधा है: आपका रिकॉर्ड जितना कहता है, उतना ही असल में गल्ले में और बाकी पेमेंट रिकॉर्ड में होना चाहिए। मिल गया, तो काम ख़त्म। नहीं मिला, तो वजह आज ही ढूँढनी है, महीने के आख़िर में नहीं।

1. हर दिन तय छुट्टे से शुरू करें

हिसाब सुबह से शुरू होता है। शुरुआत के छुट्टे (float) की एक तय रकम रखें और हर दिन वही रखें। जो दुकान खोले, वह गिने और लिखे, हो सके तो किसी दूसरे के सामने या सिस्टम में छोटा-सा नोट डालकर। अगर सुबह की गिनती पिछली रात छोड़े गए छुट्टे से न मिले, तो कोई भी बिक्री होने से पहले तुरंत बताएँ। सुबह की गड़बड़ी दिन की बिक्री में मिल जाए, तो फिर पकड़ना बहुत मुश्किल हो जाता है।

2. हर लेन-देन उसी वक़्त दर्ज करें

गल्ले का ज़्यादातर फ़र्क़ उन लेन-देन से आता है जो दर्ज ही नहीं हुए या ग़लत दर्ज हुए। कुछ आदतें काम आती हैं:

हर पेमेंट किसी job card या बिक्री पर जाए। एडवांस, डिलीवरी पर बाकी रकम और एक्सेसरी की बिक्री, सब दर्ज हो, चाहे कस्टमर कितनी भी जल्दी में हो।
पेमेंट का तरीका सही चुनें। कार्ड या UPI की पेमेंट नकद में चढ़ा दी, या उल्टा, तो बंद करते वक़्त एक तरफ़ ज़्यादा और दूसरी तरफ़ कम आना तय है।
गल्ले से निकले पैसे की पर्ची बने। part, सामान या रिफ़ंड के लिए नकद निकले, तो रकम, वजह और किसने लिया, लिखकर पर्ची बनाएँ और रसीद साथ में रखें।
गल्ले से उधार नहीं। अपने छुट्टे के लिए पैसा निकालना और पर्ची पर "बाद में दूँगा" लिखना, हिसाब बिगड़ने का सबसे तेज़ तरीका है।

जब रिपेयर और एक्सेसरी की बिक्री एक ही सिस्टम में दर्ज हों, तो हिसाब मिलाना आसान होता है। देखें कि रिपेयर शॉप के POS (अंग्रेज़ी में) में क्या होना चाहिए।

3. पहले दिन की रिपोर्ट निकालें

गिनने से पहले सिस्टम में दिन बंद करें और सारांश प्रिंट करें या देखें: पेमेंट के तरीके के हिसाब से बिक्री, लिया गया एडवांस, रिफ़ंड और निकाला गया पैसा। यही आपकी "होनी चाहिए" वाली रकम है। कुछ दुकानें पहले गिनती करती हैं और रिपोर्ट बाद में देखती हैं, ताकि गिनती पर सिस्टम का असर न पड़े। दोनों तरीके ठीक हैं, बस हर दिन एक ही तरीका अपनाएँ।

4. शांत जगह पर गल्ला गिनें

काउंटर से हटकर, दरवाज़ा बंद करके या दुकान बंद होने के बाद, बिना किसी डिस्टर्बेंस के गिनें।

नोट उनकी कीमत के हिसाब से गिनें, सब सीधे और एक तरफ़ मुँह किए।
सिक्के भी कीमत के हिसाब से गिनें।
हर कीमत का सबटोटल एक गिनती-शीट पर लिखें, फिर जोड़ें।
दो बार गिनें। दो लोग बंद कर रहे हों, तो दोनों अलग-अलग एक-एक बार गिनें।

छपी हुई गिनती-शीट, जिसमें हर नोट-सिक्के की लाइन, छुट्टा, निकाला गया पैसा और आख़िरी टोटल हो, सबको एक जैसा काम करवाती है और फ़ाइल करने लायक रिकॉर्ड भी बन जाती है।

5. नकद और बाकी पेमेंट मिलाएँ

गिने हुए नकद में से शुरुआत का छुट्टा घटाएँ। जो बचे, वह नकद बिक्री में से नकद रिफ़ंड और निकाला गया पैसा घटाकर आए रकम के बराबर होना चाहिए। फिर बाकी पेमेंट के तरीकों को उनके अपने रिकॉर्ड से मिलाएँ, जैसे कार्ड मशीन का settlement टोटल या UPI की स्टेटमेंट, ताकि ग़लत तरीके में चढ़ी पेमेंट नकद की कमी जैसी न दिखे। अगर नकद ठीक उतना कम है जितना कार्ड या UPI में ज़्यादा है, तो शायद आपको ग़लत तरीके में चढ़ी पेमेंट मिल गई।

6. कम-ज़्यादा को ठंडे दिमाग़ से संभालें

छोटा-मोटा फ़र्क़ होता रहता है। मायने यह रखता है कि आप उसे कैसे संभालते हैं:

पहले दोबारा गिनें। बहुत-सा फ़र्क़ दूसरी गिनती में ग़ायब हो जाता है।
आम वजहें देखें। निकाले गए पैसे की पर्चियाँ, रिफ़ंड, ग़लत तरीके में चढ़ी पेमेंट, और उन job card पर लिया एडवांस जो बंद नहीं हुए।
फ़र्क़ लिखें। रकम, किसने बंद किया और क्या-क्या चेक किया, लिखें। अपनी जेब से पैसा डालकर या चुपचाप extra पैसा निकालकर गल्ला "ठीक" न करें।
एक हद तय करें। तय कर लें कि कितना बड़ा फ़र्क़ उसी रात मालिक को बताना है और कितने पर सुबह के लिए नोट काफ़ी है।

कुछ हफ़्तों में ये नोट पैटर्न दिखा देते हैं: कोई ख़ास शिफ़्ट, कोई ख़ास तरह का लेन-देन, या कोई स्टेप जो बार-बार छूट जाता है।

7. छुट्टा अलग करें और जमा की तैयारी करें

कल के लिए तय छुट्टा अलग निकालें, गिनकर और लिखकर। बाकी सब बैंक में जमा होगा। उसे गिनती-शीट के टोटल के साथ एक लिफ़ाफ़े में रखें, और जिसने तैयार किया वह साइन करे। बैंक जाने तक सुरक्षित रखें, और रात भर गल्ले में न छोड़ें। बैंक में जमा होने के बाद देखें कि रकम आपके लिखे से मिलती है।

8. सारे रिकॉर्ड एक साथ रखें

गिनती-शीट, दिन की रिपोर्ट, निकाले पैसे की पर्चियाँ और फ़र्क़ के नोट, सब एक जगह तारीख के हिसाब से फ़ाइल करें। बाद में कोई सवाल आए, CA से, पार्टनर से या रिफ़ंड पर सवाल उठाने वाले कस्टमर से, तो आप मिनटों में जवाब दे पाएँगे। हफ़्ते में एक बार पिछले हफ़्ते के हिसाब पर नज़र डालें; कुछ ही मिनट लगते हैं और आदत बनी रहती है।

गल्ला बंद करने की छोटी checklist

सुबह का छुट्टा गिना और लिखा।
सारी बिक्री, एडवांस और रिफ़ंड job card पर दर्ज।
निकाले पैसे की पर्चियाँ बनीं और साथ लगीं।
दिन की रिपोर्ट निकाली।
गल्ला दो बार, नोट-सिक्कों के हिसाब से गिना।
नकद और बाकी पेमेंट मिलाए।
फ़र्क़ दोबारा गिना, चेक किया और लिखा।
छुट्टा अलग, जमा की रकम लिफ़ाफ़े में और साइन।
रिकॉर्ड तारीख के हिसाब से फ़ाइल।

यह रूटीन काग़ज़ पर भी चलता है, पर तब और तेज़ होता है जब एडवांस, बाकी रकम और पेमेंट हर job card पर पहले से दर्ज हों। RepairAmigo एक फ्री रिपेयर शॉप software है, जो पेमेंट को उनके job card के साथ रखता है, ताकि गिनने बैठें तो दिन के आँकड़े तैयार मिलें।

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वीडियो: दिन के आख़िर में गल्ले की गिनती | 254 Repair

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