Fechamento de caixa no fim do dia para assistências técnicas

Esta página é uma tradução. Em caso de diferença, vale a versão em inglês (https://repairamigo.com/more/end-of-day-cash-count/).

Fechar o caixa é o último trabalho do dia e o mais fácil de fazer correndo. Uma rotina clara leva poucos minutos, pega os erros enquanto todo mundo ainda lembra do dia e garante que o dinheiro que você ganhou é o dinheiro que vai para o banco.

Assista: fechamento de caixa e cofre

Por que ter uma rotina de fechamento

Uma assistência mexe com dinheiro de mais jeitos do que a maioria das lojas pequenas: sinal em encomenda de peça, saldo pago na retirada, venda rápida de acessório, devolução em retorno de garantia e, às vezes, dinheiro para o motoboy que busca peça. Cada uma dessas coisas passa pelo caixa ou pelos seus registros de um jeito diferente. Se cada pessoa fecha de um jeito, os pequenos erros se acumulam e ninguém consegue explicar uma semana depois.

O objetivo da conferência é simples: o que os registros dizem que deveria ter precisa bater com o que está de fato na gaveta e nos outros registros de pagamento. Se bateu, acabou. Se não bateu, você quer descobrir o motivo hoje, não no fim do mês.

1. Comece todo dia com um troco conhecido

A conferência começa de manhã. Defina um valor fixo de troco inicial e mantenha igual todos os dias. Quem abre conta e anota, de preferência com outra pessoa junto ou com uma anotação rápida no sistema. Se a contagem da manhã não bater com o troco deixado na noite anterior, avise na hora, antes de qualquer venda. Misturar um erro da manhã com as vendas do dia deixa tudo muito mais difícil de achar.

2. Registre cada movimento na hora

A maioria das diferenças de caixa vem de movimentos que não foram registrados ou foram registrados errado. Alguns hábitos ajudam:

• Todo pagamento vai numa OS ou numa venda. Sinal, saldo na retirada e venda de acessório, tudo é registrado, mesmo com o cliente com pressa.
• Registre a forma de pagamento certa. Cartão lançado como dinheiro, ou o contrário, garante sobra de um lado e falta do outro no fechamento.
• Saída de dinheiro tem comprovante. Se sair dinheiro da gaveta para peça, material ou devolução, faça um papel com valor, motivo e quem pegou, e grampeie o recibo junto.
• Ninguém pega emprestado do caixa. Trocar dinheiro pessoal e deixar vale é o jeito mais rápido de perder o controle.

Quando consertos e venda de acessórios ficam no mesmo sistema, fica mais fácil bater o caixa. Veja o que um PDV para assistência técnica precisa ter.

3. Tire o relatório do dia primeiro

Antes de contar, feche o dia no sistema e imprima ou veja o resumo: vendas por forma de pagamento, sinais recebidos, devoluções e saídas. Esse é o valor esperado. Algumas lojas preferem contar primeiro e olhar o relatório depois, para a contagem não ser influenciada pelo que o sistema diz. Os dois jeitos funcionam, desde que você faça sempre igual.

4. Conte a gaveta num lugar tranquilo

Conte longe do balcão, com a porta trancada ou a loja fechada, e sem distrações.

• Conte as notas por valor, viradas para cima e para o mesmo lado.
• Conte as moedas por valor.
• Anote o subtotal de cada valor numa folha de contagem e some.
• Conte duas vezes. Se duas pessoas fecham, cada uma conta uma vez, separadas.

Uma folha de contagem impressa, com uma linha por valor de nota e moeda, o troco, as saídas e o total final, deixa todo mundo fazendo igual e vira um registro para arquivar.

5. Confira dinheiro e outras formas de pagamento

Tire o troco inicial do dinheiro contado. O resultado deve ser igual às vendas em dinheiro menos as devoluções e saídas em dinheiro. Depois confira as outras formas de pagamento com os registros delas, como o fechamento da maquininha de cartão ou o extrato do Pix, para que um pagamento lançado errado não pareça dinheiro sumido. Se faltou em dinheiro exatamente o que sobrou no cartão, você provavelmente achou um pagamento lançado na forma errada.

6. Lide com sobras e faltas com calma

Pequenas diferenças acontecem. O que importa é como você lida com elas:

• Conte de novo primeiro. Boa parte das diferenças some na segunda contagem.
• Confira os suspeitos de sempre. Comprovantes de saída, devoluções, pagamentos na forma errada e sinais recebidos em OS que não foram fechadas.
• Registre a diferença. Anote o valor, quem fechou e o que você conferiu. Não "acerte" a gaveta com dinheiro do próprio bolso nem tirando o que sobrou sem falar nada.
• Defina um limite. Decida a partir de que valor a diferença precisa do dono na mesma noite e até que valor basta uma anotação para a manhã.

Em poucas semanas essas anotações mostram padrões: um turno, um tipo de movimento ou uma etapa que sempre fica para trás.

7. Separe o troco e prepare o depósito

Separe o troco padrão para amanhã, contado e anotado. O resto vira depósito. Coloque num envelope de depósito com o total da folha de contagem e peça para quem preparou assinar ou rubricar. Guarde em lugar seguro até ir para o banco e não deixe na gaveta durante a noite. Quando o banco confirmar o depósito, confira se bate com o que você anotou.

8. Guarde os registros juntos

Arquive a folha de contagem, o relatório do dia, os comprovantes de saída e as anotações de diferença no mesmo lugar, por data. Quando surgir uma dúvida depois, do contador, de um sócio ou de um cliente questionando uma devolução, você responde em minutos. Revise os fechamentos da semana uma vez por semana; leva poucos minutos e mantém o hábito.

Checklist rápido de fechamento

• Troco da manhã contado e anotado.
• Todas as vendas, sinais e devoluções registrados nas OS.
• Comprovantes de saída feitos e anexados.
• Relatório do dia tirado.
• Gaveta contada duas vezes, por valor.
• Dinheiro e outras formas de pagamento conferidos.
• Diferenças recontadas, conferidas e anotadas.
• Troco separado, depósito no envelope e assinado.
• Registros arquivados por data.

A rotina funciona no papel, mas é mais rápida quando sinais, saldos e pagamentos já estão em cada OS. O RepairAmigo é um sistema gratuito para assistências que guarda os pagamentos junto com as OS a que pertencem, então os números do fim do dia já estão prontos quando você senta para contar.

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