Como controlar o estoque de peças numa assistência técnica

Esta página é uma tradução. Em caso de diferença, vale a versão em inglês (https://repairamigo.com/more/parts-inventory-tracking-routine/).

A maioria das lojas sabe mais ou menos o que tem na prateleira. O problema começa quando o cliente está esperando, o sistema diz que sobrou uma tela e a caixa está vazia. Este guia é a rotina do dia a dia que mantém a contagem de peças honesta, da caixa chegando até a peça entrando no aparelho.

Assista: estoque de peças e telas

Por que a contagem de peças desanda

A contagem de peças raramente erra por causa de um erro grande. Ela vai escorregando um pouco todo dia: uma peça tirada para teste que nunca voltou, uma tela quebrada na instalação que ninguém registrou, uma entrega guardada antes de alguém conferir, uma devolução ao fornecedor que foi encaixotada e esquecida. Cada uma é pequena. Depois de um mês, os seus números não batem mais com a prateleira, e a equipe para de confiar neles.

A solução não é uma planilha melhor. É uma rotina curta que todo mundo segue do mesmo jeito, para que cada peça tenha um caminho claro: entrou, foi usada, foi devolvida ou foi dada como perda. Se quiser a visão geral sobre nomes de peças e ponto de pedido, leia o nosso guia de controle de estoque para assistência técnica. Esta página fala dos hábitos que mantêm esses números certos semana após semana.

1. Dê entrada em toda entrega do mesmo jeito

Quando chegar uma caixa, não guarde direto. Abra num lugar só, com o pedido na frente, e confira linha por linha:

• Peça certa, modelo certo. Uma tela da variante errada parece quase igual. Confira modelo e cor antes de ir para a prateleira.
• Quantidade certa. Conte o que chegou, não o que a nota diz.
• Teste rápido quando der. Ligue telas e baterias num aparelho de teste quando fizer sentido. Peça com defeito achada hoje é uma devolução simples; achada no conserto, é atraso e cliente bravo.

Só depois disso você dá entrada no sistema e coloca as peças nas caixas etiquetadas. Entregas parciais ficam em aberto até o resto chegar, para você saber o que ainda falta.

2. Uma caixa, uma etiqueta, um nome

Cada peça deve ter um único lugar e um único nome, igualzinho ao do sistema. Se a etiqueta diz uma coisa e o sistema diz outra, alguém vai pegar a peça errada ou contar no lugar errado. Deixe peças parecidas fisicamente separadas, principalmente telas de modelos vizinhos, e tenha uma área bem marcada para peças que não podem ser usadas: com defeito, esperando devolução ou retiradas de um aparelho doador.

3. Ligue cada peça a uma OS

Esse é o hábito mais importante. Quando o técnico tira uma peça para um conserto, ela é baixada na OS daquele conserto no momento em que sai da caixa, e não no fim do dia, de memória. Assim:

• A contagem atualiza em tempo real, e o balcão sabe o que realmente tem.
• Você vê o custo real de peças de cada serviço.
• Se uma peça falhar depois, você descobre de qual lote e de qual fornecedor ela veio.

Se uma peça foi tirada para teste e voltou para a caixa, volte com ela no sistema também. Se uma peça de teste acabou instalada, ela vai para aquela OS como qualquer outra.

4. Registre peças quebradas e com defeito na hora

Peças se estragam na instalação. Flex rasga, vidro trinca, bateria chega estufada. Quando isso acontece, o técnico leva a peça para a área de defeituosas e registra com um motivo curto: chegou com defeito, estragou na instalação ou falhou depois de instalada. Não troque por uma nova em silêncio e jogue a velha fora.

Isso importa por dois motivos. Primeiro, peça que chegou com defeito normalmente volta para o fornecedor em troca de crédito ou reposição, e você não consegue devolver o que jogou fora. Segundo, dano na instalação é sinal de treinamento. Se um modelo ou um técnico vive rasgando flex, você quer saber.

5. Trate as devoluções ao fornecedor como um estoque à parte

É nas devoluções que as peças somem em silêncio. Mantenha uma lista simples de tudo que está esperando para voltar: peça, quantidade, motivo, data e de qual pedido veio. Quando a devolução for despachada, marque como enviada. Quando o crédito ou a reposição chegar, encerre. Revise a lista toda semana. O que fica parado lá por semanas é dinheiro que você não está recebendo de volta.

6. Conte um pouco, com frequência

Uma contagem completa uma vez por ano é sofrida e ainda deixa o resto do ano sem conferência. Em vez disso, conte uma parte pequena regularmente:

• O que gira rápido, toda semana. Telas e baterias dos modelos que mais aparecem.
• O resto, todo mês. Divida o que gira devagar em grupos e conte um grupo por semana.
• Conte às cegas. Quem conta anota o que tem na caixa antes de olhar o que o sistema diz.

Quando a contagem e o sistema não baterem, não sobrescreva o número e pronto. Olhe primeiro as OS e o registro de defeituosas. A maioria das diferenças tem explicação: uma peça usada e não registrada, ou uma entrega lançada duas vezes. Registre o ajuste e o motivo, para os padrões aparecerem com o tempo.

7. Faça pedidos com base em dados, não no desespero

Quando as peças estão ligadas às OS, você sabe quantas de cada peça usa numa semana normal. Defina um ponto de pedido para cada peça estocada com base nesse uso e no prazo de entrega do fornecedor. Revise esses pontos a cada dois meses mais ou menos, porque modelos de celular vêm e vão. Peças de modelos antigos que pararam de sair devem sair da lista de pedido fixo e ser pedidas só quando um serviço precisar.

8. Saiba quem pode mexer nos números

Numa loja pequena todo mundo mexe no estoque, e tudo bem. O que ajuda é deixar claro quem pode dar entrada, quem pode ajustar contagens e quem revisa os ajustes. Até uma olhada rápida por semana em todas as mudanças feitas na mão pega erros cedo e deixa todo mundo mais cuidadoso.

Checklist semanal simples

• Todas as entregas recebidas, conferidas e lançadas.
• Toda peça usada na semana ligada a uma OS.
• Peças com defeito registradas e na área de defeituosas.
• Lista de devoluções ao fornecedor revisada; itens antigos cobrados.
• O que gira rápido contado, um grupo do que gira devagar contado.
• Ajustes revisados, com motivo.
• Lista de pedidos conferida com o uso.

Nada disso precisa de ferramenta sofisticada, mas fica bem mais fácil quando as OS e as peças ficam no mesmo lugar. O RepairAmigo é um sistema gratuito para assistências em que as peças são baixadas na OS que as usou, então as contagens ficam perto da prateleira sem papelada extra.

Baixe o RepairAmigo grátis. Os nossos guias para imprimir já podem ser usados hoje. Leia o guia de instalação ou volte para Mais sobre o RepairAmigo.