Sistema de ordem de serviço para assistência técnica: controle de OS sem perder aparelho
Na assistência técnica de celular, a ordem de serviço é o que segura a loja quando a coisa aperta. É ela que prova em que estado o aparelho chegou, o que foi combinado com o cliente e quanto ele vai pagar. Quando a OS é feita no bloquinho ou numa planilha, os problemas aparecem do mesmo jeito: aparelho que ninguém sabe onde está, orçamento diferente para o mesmo conserto e cliente ligando três vezes para saber se ficou pronto.
Este guia mostra o que uma boa OS precisa registrar, como organizar o andamento dos consertos e o que conferir antes de escolher um programa para ordem de serviço.
O que toda ordem de serviço precisa registrar
- Cliente: nome e telefone. O telefone é o jeito mais rápido de achar quem volta.
- Aparelho: tipo, marca, modelo e, se fizer sentido, número de série ou IMEI.
- Defeito relatado: com as palavras do cliente e escolhido numa lista fixa, para todo mundo registrar igual.
- Estado na entrada: riscos, tela trincada, marcas de queda. Isso evita discussão na hora da entrega.
- Orçamento: mão de obra, peça e impostos separados, com o valor que o cliente aprovou.
- Técnico responsável e status atual.
- Garantia: se o aparelho voltar, a OS nova precisa apontar para o conserto original.
- Recibo para o cliente, de preferência com código de barras para achar a OS na hora.
Poucos status, bem definidos
Status demais confunde a equipe. Comece com algo como: Aguardando orçamento → Aguardando aprovação do cliente → Aguardando peça → Em conserto → Pronto para retirada → Entregue. O importante é que cada status tenha um dono e uma próxima ação clara. Revise a fila todo dia e cobre o que estiver parado.
Planilha ou sistema?
A planilha de controle de ordem de serviço funciona no começo, mas não baixa peça do estoque, não calcula o orçamento, não avisa o cliente e não mostra quem mudou o quê. Quando a loja passa de algumas OS por dia ou tem mais de uma pessoa no balcão, um sistema economiza tempo e evita prejuízo.
O que conferir num programa para ordem de serviço
- Se o programa é feito para assistência técnica de celular e informática, e não para oficina mecânica.
- Se o plano grátis tem limite de OS por mês ou de usuários.
- Se o orçamento sai da sua tabela de preços, sem depender de quem está atendendo.
- Se a peça usada no conserto sai do estoque sozinha.
- Se a garantia fica ligada ao conserto original.
- Onde ficam os seus dados e se você consegue exportá-los.
Hábitos que fazem a OS funcionar
- Abra a OS antes de o aparelho sair do balcão, nunca depois.
- Etiquete o aparelho com o número da OS na hora.
- Registre as aprovações dentro da OS, em vez de confiar na memória.
- Revise "Aguardando peça" e "Pronto para retirar" toda manhã.
- Feche a OS só quando o cliente estiver com o aparelho na mão.
Como o RepairAmigo faz o controle de OS
O RepairAmigo é um sistema gratuito para assistência técnica, sem limite de ordens de serviço nem de usuários.
- Entrada em segundos: o cliente que volta é encontrado pelo telefone; seleção de aparelho, marca e modelo e lista de defeitos por tipo de aparelho; recibo impresso com código de barras.
- Orçamento automático: mão de obra, peças e impostos calculados pela sua tabela de preços, com mão de obra mínima e adicionais. Preço que falta é sinalizado, nunca inventado.
- Andamento: o técnico atualiza a OS com Reparo realizado, status e observações. Os status são seus: o Dono ou o Gerente adiciona, remove e reordena.
- Estoque ligado à OS: ao salvar a atualização, as peças saem do estoque e o alerta de estoque baixo aparece na própria OS.
- Garantia: o retorno fica ligado ao conserto original, entra com prioridade e a OS aparece em vermelho.
- Aviso ao cliente (opcional): SMS só de ida, pela conta Twilio da própria loja, quando o aparelho dá entrada, quando o cliente precisa responder e quando está pronto.
Ele roda num computador da sua loja, como máquina virtual no VirtualBox, e a equipe usa pelo navegador de qualquer computador, tablet ou celular da rede. Veja também controle de estoque de telas e peças e PDV e controle de caixa.
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Perguntas frequentes
Existe sistema de ordem de serviço gratuito sem limite de OS? Sim. O RepairAmigo é gratuito e não limita a quantidade de ordens de serviço nem de usuários.
Dá para usar a OS no celular? Sim, pelo navegador de qualquer celular ou tablet conectado à rede da loja. Não há aplicativo nas lojas de apps.
Serve para notebook e videogame também? Sim. O RepairAmigo atende celular, tablet, notebook, computador de mesa e videogame, cada um com a sua lista de defeitos.