Inventario para taller de celulares: cómo controlar pantallas y repuestos sin perder dinero

Separe lo que vende de lo que usa

El primer error es meter todo en la misma lista. Divida su inventario en tres grupos:

• Repuestos para reparación (se cuentan pieza por pieza): pantallas, baterías, centros de carga, cámaras, bocinas, tapas traseras y, si repara computadoras o consolas, discos SSD y puertos HDMI. Son caros y son los que “desaparecen”.
• Accesorios para venta (también pieza por pieza, pero aparte): fundas, cargadores, cables y protectores de pantalla. Si los mezcla con los repuestos, nunca sabrá si lo que falta fue una venta o una pérdida.
• Insumos (se controlan por resurtido, no por pieza): pegamento, cinta adhesiva, alcohol isopropílico, tornillos, pasta térmica. Contar tiras de cinta es perder el tiempo; basta con la regla “se abre el último paquete, se pide más”.

Si el cliente trae su propia pieza, anótelo en la boleta. No es suyo.

Póngale a cada pieza un nombre que no se preste a confusión

Muchos descuadres no son robos: son dos piezas que en la lista se ven iguales. Use siempre el mismo orden para nombrarlas:

Ponga la misma etiqueta en el cajón o la caja. Si el técnico encuentra la pieza sin pensarlo, se equivoca menos.

La recepción de mercancía: el paso que casi nadie hace

Cuando llega el pedido, no lo acomode directo en el cajón:

1. Compare el pedido con la nota o factura del proveedor: modelos, calidades y cantidades.
2. Pruebe lo que se pueda probar. Una pantalla se puede conectar a un equipo que sepa que funciona para revisar imagen y táctil antes de guardarla. Si sale mala en la recepción, se reclama al proveedor. Si sale mala con el cliente enfrente, además pierde el tiempo de instalación y la confianza del cliente.
3. Anote el costo y el proveedor. Su hoja de precios depende de saber cuánto le costó realmente cada pieza.
4. Súmela al inventario y etiquete el cajón.

Si compra a mayoristas locales y también por importación, anote de dónde vino cada lote. Los tiempos de entrega y la calidad suelen ser muy distintos, y esa información le sirve para decidir a quién pedirle qué.

Cada pieza, ligada a su boleta

Cuando un técnico usa una pieza, debe descontarse en la boleta de la reparación donde se usó, no tacharse de una lista al final del día “si alguien se acuerda”.

Ligar piezas y boletas le permite responder preguntas que de otro modo son adivinanzas:

• ¿Dónde quedó esa pantalla? El historial apunta a un número de boleta y a un técnico.
• ¿Cuánto me costó esa garantía? Quedan registradas la pieza original y la de reemplazo.
• ¿Qué proveedor me manda más piezas malas? Lo sabrá por registros, no por memoria.

Si todavía trabaja en papel, anote la pieza en la orden de servicio y descuéntela de su hoja al cerrar la boleta.

Defina qué hacer con los casos difíciles

En un taller pasan cosas que un inventario de tienda no contempla. Decida desde antes cómo se manejan:

• Pieza que llega dañada: a una caja marcada “devolver al proveedor” y se anota. Nunca revuelta con las buenas.
• Pieza que se rompe al instalarla: se descuenta en la boleta como pieza usada, con una nota. Para eso sirve el margen por merma de su lista de precios.
• Reingreso por garantía: la pieza de reemplazo se registra en la boleta de garantía, ligada a la reparación original. Su política de garantía debe dejar claro qué cubre.
• Piezas de prueba: si guarda piezas buenas para diagnosticar, márquelas y sáquelas del inventario de venta.

Cuente poco, pero seguido

Hacer un inventario general una vez al año es pesado y, para cuando termina, ya no cuadra. En un taller funciona mejor el conteo cíclico:

• Lo que más se mueve, cada semana: las pantallas y baterías de los modelos más comunes en su zona.
• Lo demás, una vez al mes, unos cuantos cajones a la vez.
• Cuente con el taller cerrado o cuando no haya reparaciones en curso.
• Investigue cualquier cantidad negativa. Un negativo significa que se usó una pieza que nunca se registró al llegar, o que se descontó dos veces. Corrija la causa, no solo el número.

Cuándo volver a pedir

No necesita tener pantallas de todos los modelos. Tenga en existencia lo que de verdad llega a su mostrador y pida lo demás sobre pedido, avisándole al cliente desde la recepción (en su lista de recepción de equipos puede anotar “pieza sobre pedido”).

Para lo que sí mantiene en existencia, use un punto de reorden sencillo:

Ejemplo con números inventados: si usa más o menos una pantalla de cierto modelo al día, el proveedor tarda 3 días y quiere un colchón de 2 piezas, pida cuando le queden 5. Use su propio historial: es el único dato que de verdad cuenta.

Revise estos números cada pocos meses: los modelos envejecen.

Cuándo el Excel ya no alcanza

Una hoja de cálculo puede bastar si usted trabaja solo. Deja de funcionar cuando varias personas sacan piezas, cuando no se sabe qué boleta usó qué pieza o cuando el inventario solo se actualiza al cierre. En ese punto, el inventario tiene que vivir en el mismo sistema que sus boletas.

RepairAmigo: inventario ligado a las boletas, gratis

RepairAmigo es un software gratuito para taller de celulares y servicio técnico, creado dentro de un taller de reparación donde se han procesado más de 50 000 boletas. El inventario va de la mano con el trabajo del técnico: al guardar la reparación, las pantallas y repuestos usados se descuentan solos. Las pantallas se controlan por modelo, calidad y color; baterías, centros de carga, cámaras, bocinas, puertos HDMI y SSD ya vienen incluidos, y puede agregar cualquier otro repuesto que maneje. Puede recibir, contar y ocultar piezas, ver el historial ligado a cada boleta y recibir avisos de inventario bajo o negativo, también desde el navegador del celular en la mesa de trabajo. Se instala en una computadora de su taller, sin límite de boletas ni de usuarios, y la instalación toma alrededor de una hora. Conozca más sobre el software para taller de celulares, el de taller de computadoras o lea qué significa “gratis” aquí.

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